Kilka tygodni temu wszyscy stanęliśmy w obliczu kompletnie dla nas nowej sytuacji – pandemii koronawirusa SARS-CoV-2. Nowa rzeczywistość dotknęła zarówno szkoły, uczelnie, firmy, jak i urzędy – tu nikt nie został potraktowany preferencyjnie. Kiedy już zamknęliśmy się w naszych domach, to nie pozostało nam nic innego, jak tylko odnaleźć się w tej sytuacji. Jednym poszło to szybciej, inni potrzebowali więcej czasu. Ale nie mieliśmy dużego wyboru – świat nie stanął w miejscu, musieliśmy się dostosować. Uczniowie i studenci zaczęli lekcje zdalne, ich rodzice rozpoczęli pracę zdalną. Z doniesień medialnych wiemy jakie to rodziło i rodzi problemy – z dostępem do sieci (niekiedy słabej jakości), jakością sprzętu, przestrzenią do pracy i wieloma innymi pomniejszymi tematami. Każdy radzi sobie jak może, jesteśmy dla siebie wyrozumiali i pomagamy sobie nawzajem. Nauczyciele pomagają uczniom, firmy wymieniają się doświadczeniami jak usprawnić pracę zdalną swoim pracownikom. Byle przetrwać i w zdrowiu wrócić do dotychczasowego życia. A kiedy do niego wrócimy – to się dopiero okaże. Powrót do „normalności” już się rozpoczął, nie wiemy jednak jak długo potrwa.
Podstawowym kluczem do efektywnej pracy i sprawnego realizowania działań w każdej organizacji jest dobra komunikacja. Dotychczas największa część komunikacji międzyludzkiej odbywała się bezpośrednio, jednak nowa rzeczywistość pokazała, że w wirtualnym świecie radzimy sobie najlepiej, jak to możliwe. Dlaczego? Wszyscy mamy jeden cel – pozostać w domach i zadbać o bezpieczeństwo swoje i naszych najbliższych.
Ale nasze życie to nie tylko praca i nauka. To także sprawy urzędowe. A jak wiemy – urzędy też zostały zamknięte dla interesantów. Większość spraw urzędowych możemy załatwić już bez wychodzenia z naszych domów. Nawet jeżeli dotychczas niechętnie korzystaliśmy z tej możliwości, to dzisiaj nie mamy wyboru. Oczywiście, zarówno petenci, jak i urzędnicy, nie zawsze świetnie radzą sobie w cyfrowym świecie.
I tu dochodzimy do sedna sprawy, czyli tego, co elektryzuje mieszkańców – jak w obecnej rzeczywistości wygląda i wyglądać będzie praca Rady Miasta Bochnia? Wygląda na to, że od momentu ogłoszenia pandemii – niewiele się zmieniło. Sesje Rady Miasta odbywają się jak dotychczas, czyli w sposób tradycyjny. Dlaczego? Trudno to zrozumieć, gdyż prawnie dopuszczalne jest organizowanie sesji zdalnych „na odległość” oraz bez udziału publiczności (zainteresowani mogą śledzić internetową relację z sesji). Szereg firm oferuje systemy transmisji sesji online wraz z systemem do głosowania. Nasi radni na początku swojej kadencji zostali wyposażeni w tablety, na które otrzymują m.in. dokumenty i z których korzystają w trakcie comiesięcznych sesji. Zatem nie stanowi problemu nawet zdalne uruchomienie oprogramowania na urządzeniach, którymi dysponują nasi radni.
Niektóre jednostki samorządowe, jak np. Rada Miejska w Nowym Wiśniczu czy Rada Gminy Rzezawa, z powodzeniem już skorzystały z takich rozwiązań. Dlaczego Miasto Bochnia nie skorzysta z możliwości realizacji sesji zdalnej? Tego nie wiemy – dostajemy jedynie suchy komunikat, że kolejna już sesja odbędzie się tradycyjnie w sali obrad, a zdalnie będą brać w niej udział radni, którzy będą „zaniepokojeni”. Nie wiemy co autor tej wypowiedzi miał na myśli, prawdopodobnie chodzi o zaniepokojenie bezpieczeństwem w obliczu spotkania grupowego. Tymczasem, spora grupa naszych radnych znajduje się w wieku podwyższonego ryzyka na zarażenie koronawirusem. Dlaczego Urząd Miasta nie zadba o ich bezpieczeństwo?
Praca radnych nie polega tylko na udziale w sesjach obrad. Do ich zadań należy także m.in. bieżąca komunikacja z mieszkańcami i pomoc w rozwiązywaniu ich problemów oraz udział w komisjach tematycznych – tu także nasz urząd nie przygotował stosownego, czyli bezpiecznego narzędzia komunikacji. Kilka miesięcy temu Stowarzyszenie Reaktor B7 chciało umożliwić mieszkańcom dostęp do najbardziej aktualnych i precyzyjnych informacji na temat funkcjonowania naszego miasta. Złożona została pierwsza w naszym mieście Obywatelska Inicjatywa Uchwałodawcza dotycząca transmisji online z komisji stałych Rady Miasta. W głosowaniu projekt nie zyskał większości głosów i został odrzucony. Szkoda, bo świetnie wpisywał się w trend cyfryzacji.
Istotny aspekt w tej sprawie jest taki, że nie wiemy jak długo potrwa obecna sytuacja, dlatego tym bardziej warto dostosować się do nowych realiów. Jak to zrobić? Każda sprawnie działająca organizacja już w połowie marca powinna rozpocząć testowanie narzędzi do komunikacji zdalnej i wideokonferencji. Na rynku dostępnych jest wiele takich narzędzi, jak np. Zoom, Cisco Webex, Google Hangouts, Microsoft Teams czy szereg innych rozwiązań. Do organizacji sesji zdalnych wraz z głosowaniami znajdziemy nawet dedykowane rozwiązania, takie jak sesja.pl. esesja.pl czy posiedzenia.pl (z jednego z nich skorzystała Rada Gminy Rzezawa). Czy przygotowanie takiej zdalnej sesji wymaga wielotygodniowych przygotowań? Niekoniecznie. Przede wszystkim Urząd Miasta może skorzystać z programu GovTech działającego przy Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, który wspiera urzędy technicznie i merytorycznie. Pozwala też na wymianę doświadczeń pomiędzy samorządami. Zawsze można też skorzystać z doświadczeń samorządów z naszego regionu, które takie sesje już zrealizowały.
UM Bochnia korzysta już z oprogramowania oferowanego przez sesja.pl do transmisji obrad na żywo i systemu do głosowania. Zatem pozostaje kwestia wdrożenia oprogramowania do wideokonferencji i solidnego przetestowania takiego rozwiązania oraz nauczenie radnych jak posługiwać się tymi rozwiązaniami, co zajęłoby najwyżej kilka dni. A narzędzie służyłoby na wielu płaszczyznach. Oprócz sesji obrad Rady Miasta, w systemie wideokonferencji mogłyby odbywać się np. posiedzenia komisji tematycznych. Dlaczego dotychczas tak się nie stało? Nie znamy odpowiedzi. Dostajemy jedynie enigmatyczne komunikaty, że „nie da się”.
Niestety, wygląda na to, że cyfryzacja dotarła do naszych domów, ale nie do Urzędu Miasta Bochnia. Od wielu lat, aby skontaktować się z radnymi, pozostaje nam tylko tradycyjna droga komunikacji, czyli pismo złożone na dzienniku podawczym lub wizyta na comiesięcznym dyżurze radnego. Zatem siłą rzeczy, od marca pozostaje nam jedynie składanie pism na dziennik podawczy, gdyż dyżury radnych zostały zawieszone. O komunikacji mailowej z radnymi możemy zapomnieć – nie znajdziemy ich adresów mailowych na oficjalnych stronach, bo ich nigdy nie założono, a przynajmniej nie podano do publicznej wiadomości. Dla przykładu można sprawdzić, jak to wygląda w niedalekim Brzesku, gdzie obok nazwisk radnych podane są adresy mailowe w domenie @rada.brzesko.pl.
Wiele lat temu Herbert Marshall McLuhan napisał ważne słowa, że świat jest „globalną wioską”. Internet i media elektroniczne obalają bariery czasowe i przestrzenne, co umożliwia nam komunikację na masową skalę. To podkreśla jak ważna jest sprawna komunikacja, bo bez niej nie odnaleźlibyśmy się w nowej rzeczywistości. Ale z innej strony patrząc, oznacza to, że nawet jeżeli czegoś nie potrafimy, zawsze możemy skorzystać z wsparcia innych, bardziej doświadczonych osób. Bochnianie pokazali, że potrafią radzić sobie w nowej rzeczywistości (choć nie zawsze jest łatwo). Szkoda, że nasz Urząd Miasta pokazuje, że tylko stare „analogowe” metody działania są akceptowane i stosowane. I nie chce skorzystać z doświadczeń innych urzędów. Tak nie uda się zrealizować cyfrowej rewolucji w naszym mieście. Wielka szkoda, bo skorzystalibyśmy na tym wszyscy…
Sylwia Pachota-Rura
Stowarzyszenie Reaktor B7
